مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی

در واقع روی دارائی های داروخانه دونوع حق وجوددارد:حق صاحب داروخانه که سرمایه نامیده می شود وحق دیگران که بدهی گفته می شود.

با اصول و مفاهیم حسابداری آشنا شوید

مقاله ‌ ای که در پیش رو دارید شما را با اصول و مفاهیم حسابداری آشنا می ‌ کند. در ابتدا به تعریف حسابداری می ‌ پردازیم. حسابداری را می ‌ توان یک زبان، که موقعیت مالی یک سازمان را بیان می ‌ کند، به حساب آورد. در واقع شما با یادگیری حسابداری می ‌ توانید خدمات حسابداری یک سازمان را به دست بگیرید و با عملیات مالی هر سازمانی ارتباط برقرار کنید و آن را بفهمید. سازمان ‌ ها معمولا اطلاعات مالی شبیه به هم دارند که می ‌ توان آن ‌ ها را به سه دسته تقسیم کرد: اطلاعات عملیاتی، اطلاعات حسابداری مدیریتی و اطلاعات حسابداری مالی.

مفاهیم اولیه حسابداری:

1) اطلاعات عملیاتی

این اطلاعات همان اطلاعاتی هستند که سازمان برای هدایت کردن کسب و کار خود هر روز از آن استفاده می ‌ کند. مانند فروش ‌ ها که باید هر روز ثبت شوند. همچنین میزان بدهی به اشخاص و سازمان ‌ های دیگر که باید مشخص باشند. یا حقوق کارمندان که باید پرداخت شود. همچنین درآمد و پول ‌ های سازمان مشخص و تحت کنترل باشند. باید مشخص باشد که چه کسانی به سازمان بدهی دارند و مشتریان بدهکار بررسی شوند. صورت دارایی ‌ ها باید به طور کامل شرح داده شوند. این اطلاعات مبنای دو دسته دیگر از اطلاعات هستند. و بیشترین حجم اطلاعات حسابداری را دارند.

2) اطلاعات حسابداری مالی

این اطلاعات مخصوص سهامداران سازمان، مدیران، بستانکاران، بانک‌ها، دولت، عموم مردم و… است. معمولا مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی از این اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد سازمان و عملکرد آن استفاده می‌شود. مثلا سهامداران با این اطلاعات می‌توانند تصمیم بگیرند که سهام خود را افزایش و یا کاهش دهند. یعنی میزان ارزش سرمایه‌گذاری آن‌ها مشخص می‌شود. یا مدیران از این اطلاعات برای مقایسه شرکت خود با دیگر شرکت‌ها استفاده می‌کنند. باید بدانید که اطلاعات حسابداری مالی، قوانین پایه‌ای را شامل می‌شود که چگونگی و نحوه‌ی گزارش‌دهی را بیان می‌کند و گزارش‌های مالی را به صورت یکپارچه بیان می‌کند.

3) اطلاعات حسابداری مدیریتی

این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند که برای سازمان بهترین تصمیم را بگیرند. مدیران برای سه وظیفه اصلی خود که برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی است، نیاز به این اطلاعات دارند. همچنین این اطلاعات برای میزان بودجه مورد نیاز را مشخص می‌کند. گزینه‌های مورد نیاز را بر اساس هزینه تحلیل و مشخص می‌کند. همچنین می‌توان از این اطلاعات برای مشخص کردن و تعدیل برنامه‌ها در سمت و سوی نیازهای تازه استفاده کرد. همچنین برای کنترل و نظارت بر فعالیت‌های در حال اجرا استفاده می‌شود.

همان‌طور که می‌بینید از اطلاعات حسابداری برای نیازهای گوناگون افراد مختلف در سازمان استفاده می‌شود.

اصول و مفروضات حسابداری:

برای آسان شدن کار با حسابداری، یکسری اصول و قوانین خاصی را برای آن وضع کرده ‌ اند که به آن اصول و مفاهیم حسابداری می ‌ گویند. این اصول فعالیت ‌ های حسابداری را به یک سمت هدایت می ‌ کند. که توسط هیئت استانداردهای حسابداری مالی مشخص شده است.

از اطلاعات حسابداری که در بالا گفتیم صورت ‌ های مالی تهیه می ‌ شود. صورت ‌ های مالی به ما این امکان را می ‌ دهد که در یک نگاه موقعیت مالی یک سازمان را بفهمیم. در واقع گزارش وضعیت یا موجودی یک سازمان نشان دهنده ‌ ی وضعیت مالی یک سازمان را در یک بازه ‌ ی مشخص زمانی است. به عبارتی می ‌ توان گفت که این گزارش همانند عکس فوری است.

در اصل، اصول حسابداری باعث شده که حسابدار سه نوع صورت مالی متفاوت تهیه کند.

ترازنامه مربوط به اطلاعاتی است که منابع یک سازمان را در یک بازه ‌ ی زمانی مشخص، تعیین می ‌ کند و به صورت یک گزارش جاری است. در ترازنامه داده ‌ هایی چون دارایی ‌ های نقدی، بدهی ‌ های شرکت و ارزش دارایی ‌ ها آمده است.

• صورت حساب درآمد / سود و زیان

به صورت حساب درآمد، صورت حساب عملیات یا صورت حساب سود و زیان نیز می ‌ گویند. در این صورت حساب میزان درآمد شرکت و همچنین میزان مخارج شرکت که برای عملیات صرف شده است را در یک بازه زمانی معین، تعیین می ‌ کند. که این دوره معمولا به صورت ماهیانه، فصلی و یا سالانه است.

• صورت حساب وجوه نقد

این صورت حساب که جزء گزارش ‌ های جاری است، میزان وجوه نقد و جریانات آن را در یک دوره مشخص نشان می ‌ دهد.

طراحی سیستم مالی و نظام مالی

موسسه خدمات حسابداری و مشاوره مدیریت ارقام نگر خدمات جامعی را در زمینه طراحی سیستم مالی و استقرار مناسب آن به صورت اصولی و منطبق با اصول متداول حسابداری ( طبق رهنمودهای سازمان حسابرسی ) پیش بینی و اجرا نموده و چگونگی استقرار کنترلهای داخلی اساسی ، کنترلهای انضباطی حاکم بر سیستم های فوق برای محافظت و نگهداری دارایی ها و اسناد و مدارک ، تقسیم وظایف , سرپرستی مفید و موثر، ثبت صحیح و بموقع فعالیت های شرکت مستند به مدارک مربوط در دفاتر و سیستم های نرم افزاری مناسب و استخراج گزارشات لازم و مورد نیاز مدیریت و برون سازمانی ( سالانه ، میان دوره ای ، گزارشات خاص و بر حسب مورد ) را اجرا خواهد نمود .

سیستم های جامع مالی بصورت دستی طراحی و براساس شناخت کامل شرکت و نیز طراحی حای صورت گرفته با استفاده از خدمات شرکت های ارائه نرم افزارهای کارا ، مکانیزه خواهد شد ، لذا کلیه سیستم ها به نحوی طراحی خواهد شد که قابلیت مکانیزه شدن را دارا بوده و ارتباط آن با سایر سیستم ها به صورت اصولی حفظ گردد .

عملیات طراحی سیستم مالی بصورت دستی و مکانیزه و به تفکیک صورت خواهد پذیرفت و محدوده کلی عملیات به تفکیک طراحی دستی و مکانیزه بشرح ذیل می باشد :

طراحی سیستم مالی بصوررت دستی در طراحی سیستم مالی

• انجام عملیات شناخت به منظور ایجاد امکان طراحی بخشهای مختلف نظام و تعیین مراکز مختلف ( که این امر طی این گزارش انجام شده است ).
• طراحی فهرست حسابها و کدینگ حسابها ( کل ، معین ، تفضیلی و مرکز هزینه ) , روش ثبت حسابداری و تعریف حسابها
• طراحی بودجه عملیاتی ، نقدی و سرمایه ای
• طراحی روشهای گردش عملیات شامل عملیات مالی
• طراحی روشهای گردش عملیات تدارکات ( انواع خرید ، انعقاد قرارداد با مشتریان و …..)
• طراحی روشهای گردش عملیات دارائی های ثابت – سیستم اموال ( روش های مربوط به خرید و یا ایجاد , نحوه نظارت بر دارائی های ثابت , نحوه خارج کردن آنها , تحویل و تحول و ….. )
• طراحی روشهای گردش عملیات دریافت و پرداخت نقدی و بانکی
  
• طراحی روشهای گردش عملیات انبارها و گردش کالا
• طراحی روشهای گردش عملیات حقوق و دستمزد
  
• طراحی گزارشات مدیریت
• طراحی نمودار سازمانی امور مالی
• تهیه فرمهای مورد لزوم و گردش آنها
• آموزش کارکنان جهت اجرای نظامهای مالی
• نظارت بر حسن اجرای نظامهای مالی

2-تهیه ، نصب و اجرای سیستم های مکانیزه در طراحی سیستم مالی

استقرار سیستم های مکانیزه ( سیستم های نرم افزاری ) پس از طراحی نظام مالی به صورت دستی و با توجه به مطالعات صورت گرفته در رابطه با نرم افزارهای بهینه که بتوانند نظام مالی طراحی شده را به نحوه احسن اجرایی سازند ، انتخاب و پیاده سازی می گردد

توضیح اینکه کلیه سیستم های مکانیزه ( سیستم های نرم افزاری ) بر اساس و تطبیق سیستم های دستی و به همراه دستورالعمل و نحوه استفاده هر یک از سیستم ها اجرایی خواهد شد و سپس به کارکنان آموزش های لازم ارائه می گردد. .

3- تنظیم آئین نامه ها در طراحی سیستم مالی

موسسه خدمات مالی ارقام نگر مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی آئین نامه های مورد نیاز شرکتها را با توجه به اهداف اصلی و موضوع فعالیت آنها تهیه ، تدوین و ارائه می نماید تا پس از تصویب ارکان تصمیم گیرنده در شرکتها ، بمورد اجرا گذاشته شود .

نرم افزار یکپارچه مالی چیست و چطور بهترین نرم افزار یکپارچه مالی را انتخاب کنیم؟

نرم افزار یکپارچه مالی چیست و چطور بهترین نرم افزار یکپارچه مالی را انتخاب کنیم؟

• بهترین نرم افزار حسابداری
• بهترین نرم افزار
• نرم افزار یکپارچه مالی و اداری
• نرم افزار مالی
• سیستم نرم افزاری یکپارچه
• نرم افزار یکپارچه مالی
• بهترین نرم افزار مالی
• بهترین نرم افزار پکپارچه مالی

سرعت تغییر و تحول در کسب و کارها، استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری را از یک گزینه آپشنال (قابل بررسی) به یک پیش نیاز مهم و اصلی تبدیل کرده است، اما بیایید به این سوال پاسخ دهیم که چرا در عصر تحول دیجیتال از دوره «چرایی استفاده از نرم‌افزار» به دوره «انتخاب نرم‌افزار مالی مناسب و قابل اعتماد» رسیده‌ایم؟

هر کسب و کاری یا سازمانی در بحث انتخاب نرم‌افزار و مخصوصا نرم‌افزار مناسب برای رفع نیازهای روزمره مالی و اداری خود، نیازمند آگاهی از برخی اطلاعات پایه‌ای و مهم است که با داشتن این اطلاعات و آگاهی از ابعاد مختلف آنها می‌توانند با هزینه‌ای منطقی نرم‌افزار مناسبی انتخاب کرده و هزینه را به سرمایه تبدیل کند.

سرفصل‌های مهمی که به بررسی آنها می‌پردازیم عبارتند از:

• تفاوت نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه
• تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه
• انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

تفاوت نرم‌افزار با نرم‌افزار یکپارچه

برای بیشتر مردم و کاربران عمومی نرم‌افزار، در شرایط عادی تفاوت خاصی بین یک نرم‌افزار و نرم‌افزار یکپارچه وجود ندارد و در حقیقت این مفهوم ممکن است برای آنها اهمیتی نداشته باشد. بنابراین با یک مثال کاربردی، تفاوت، کاربرد و اهمیت یکپارچگی را توضیح خواهیم داد تا مشخص شود که حتی کاربران عادی نرم‌افزار نیز بدون آگاهی و دانش در این خصوص، استفاده از نرم‌افزار یکپارچه را ترجیح داده و در بسیاری از امور روزمره خود، از نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری استفاده می‌کنند.

نرم‌افزار اصولا ابزاری است برای رفع یک نیاز مشخص نظیر تایپ نامه، ویرایش عکس، تدوین فیلم، ارسال و دریافت ایمیل، تبادل پیام و سایر موارد که هر کاربر موبایل یا رایانه حداقل با یک یا چند مورد از موارد ذکر شده در روز سروکار دارد. برای مثال نرم‌افزار مایکروسافت ورد (Microsoft Word) یک نمونه نرم‌افزار عمومی و پرکاربرد برای امور تایپی است که می‌توان گفت روی هر کامپیوتری وجود دارد و اکثر مردم با آن آشنایی دارند.

از همین شرکت نرم‌افزار صفحه گسترده اِکسل (Microsoft Excel) برای رفع نیازهای مدیریتی نظیر ثبت و محاسبات مالی نیز وجود دارد که علاوه بر اینکه به‌صورت مستقل فعالیت می‌کند، می‌تواند نیازهای مخاطب خود را به‌صورت کامل و جامع پوشش دهد و این امکان را دارد که با نرم‌افزار ورد نیز تبادل اطلاعات کند. برای مثال می‌توان در اِکسل یک چارت آماری طراحی کرد و از آن در متن یک نامه در وُرد استفاده کرد یا می‌توان یک متن خاص با طراحی خاص را در نرم‌افزار وُرد طراحی و در نرم‌افزار اِکسل استفاده کرد.

در کنار وُرد و اِکسل نرم‌افزارهای دیگری از شرکت مایکروسافت نیز موجود است که برای رفع نیازهایی نظیر مدیریت بانک‌های اطلاعاتی (Microsoft Access) یا مدیریت پست الکترونیکی (Microsoft Outlook) استفاده می‌شوند و بسیاری از کاربران کامپیوتر با آنها آشنایی دارند. هر کدام از نرم‌افزار‌های معرفی شده، به تنهایی قابل استفاده هستند و نیاز کاربر را در حوزه تخصصی خود رفع می‌کنند.

اما همه نرم‌افزار‌های نام برده شده امکان ارتباط با هم و استفاده از امکانات یکدیگر را دارند و به‌صورت یک بسته جامع نرم‌افزاری به نام مایکروسافت آفیس قابل تهیه، نصب و استفاده هستند، به همین دلیل اکثر مردم به جای تهیه تک به تک هر نرم‌افزار، پکیج نرم‌افزار آفیس را تهیه و نصب می‌کنند.

نرم‌افزار‌های نام برده شده در مثال قبل، به تنهایی هر کدام یک نرم‌افزار هستند، اما نرم‌افزار مایکروسافت آفیس یک «نرم‌افزار یکپارچه» است که از چند نرم‌افزار تخصصی با ویژگی‌های متفاوت اما با قابلیت ارتباط با یکدیگر تشکیل شده و حتی می‌توان آن را یک نرم‌افزار یکپارچه اداری دانست.

بنابراین به سادگی می‌توان متوجه شد که بسیاری از کاربران کامپیوتر بدون آگاهی و اطلاع قبلی، کاربر نرم‌افزار یکپارچه هستند و حتی می‌توان گفت که استفاده از نرم‌افزار یکپارچه یا نرم‌افزار‌های یکپارچه را ترجیح می‌دهند و تمایل دارند از ابزاری استفاده کنند که همه نیازهای آنها را برآورده کند و در عین حال قابل اعتماد و اطمینان باشد.

تفاوت نرم‌افزار جامع و نرم‌افزار یکپارچه

نرم‌افزار جامع همانند نرم‌افزار یکپارچه می‌تواند از یک یا چند نرم‌افزار تهیه شده باشد با این تفاوت که هدف نرم‌افزار جامع معمولا پوشش نیازهای تخصصی یک حوزه خاص کسب و کار یا یک حوزه تخصصی فعالیت است. تمرکز یک نرم‌افزار جامع بیشتر روی برآورده کردن نیازهای مختلف یک کسب و کار تخصصی است که مفاهیم پایه و نوع فعالیت آن با سایر کسب و کارها متفاوت و به تنهایی از گستردگی زیادی برخوردار است. این نوع نرم‌افزارها معمولا یکپارچه هستند و به‌صورت جامع و کامل امکان تبادل اطلاعات بین یکدیگر را دارند.

برای مثال می‌توان به حوزه شهرداری‌ها اشاره کرد که در سطح کشور از تعدد و پراکندگی بسیار زیادی برخوردارند و علاوه بر اینکه وظایف متعددی بر عهده دارند، پاسخگوی عموم مردم نیز هستند. به نرم‌افزار‌های یکپارچه مالی و اداری که دارای نرم‌افزارهای تخصصی حوزه شهرداری نیز باشند، نرم‌افزار جامع شهرداری گفته می‌شود. برخی از نرم‌افزار‌های تخصصی حوزه شهرداری عبارتند از نرم‌افزار کمیسیون ماده ۷۷، نرم‌افزار مدیریت املاک و مستغلات ، نرم‌افزار درآمد ، بودجه و اعتبارات و.

شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار‌های جامع مالی و اداری پس از ورود به یک حوزه کسب و کار جدید و استقرار نرم‌افزار‌های مورد نیاز مشتری، وارد فاز شخصی‌سازی یا همان سفارشی‌سازی می‌شوند و مطابق درخواست‌ها و نیازهای اختصاصی مشتری، اقدام به ایجاد تغییرات در ابزارها و روش‌های عملکردی نرم‌افزارهای خود می‌نمایند؛ این شرکت‌ها پس از رفع نیازهای مشتری فعلی، سیستم جامع مالی و اداری خاص آن حوزه را ارایه می‌کنند و سپس برای پوشش نیاز مخاطبان بعدی خود از همان صنف و حوزه کسب و کار، نرم‌افزار‌های تخصصی و بهینه‌سازی شده‌ای دارند که حاصل تجربه قبلی آن شرکت با مشتری تخصصی مربوطه بوده و اینگونه می‌شود که برای مشتریان بعدی سرعت استقرار بیشتر و بهبود عملکرد نرم‌افزار را به ارمغان می‌آورد.

به همین دلیل شرکت‌هایی که در حوزه‌های تخصصی فعالیت دارند و برای آن حوزه نرم‌افزار جامع ارائه می‌دهند، در صورت داشتن رزومه قوی‌تر، مشتریان سرشناس و شاخص در آن حوزه، قطعا قابل اعتمادتر بوده و بیشتر می‌توان به تجربه و سابقه آنها اعتماد کرد؛ همچنین می‌توان با بررسی سابقه عملکرد این نوع شرکت‌ها، مشاهده شکست‌ها، موفقیت‌های آن و بررسی مشتریان، مناسب‌ترین شرکت و نرم‌افزار را انتخاب کرد.

تفاوت سیستم یکپارچه و نرم‌افزار یکپارچه

اگر امکان مدیریت فرآیندها و سیستم گردش کار در یک نرم‌افزار یکپارچه قابل پیاده‌سازی باشد و با کمک نرم‌افزار بتوان برخی فرآیندها را به‌صورت هوشمند به‌نحوی پیاده سازی کرد که سرعت کار افزایش یابد و از تعداد کارهای دستی و وابسته به نیروی انسانی کاسته شود، می‎توان از عبارت سیستم یکپارچه به جای نرم‌افزار یکپارچه استفاده کرد.

برای مثال شرکتی را در نظر بگیرید که کارشناسان حسابداری آن شرکت صرفا داده‌ها را در نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری خود وارد می‌کنند و آن نرم‌افزار، کلیه گزارشات مورد نیاز واحدهایی مختلف درون سازمان و خارج سازمان را به‌صورت اتوماتیک و لحظه‌ای از داده‌های ثبت شده ایجاد و آماده استفاده می‌کند.

گزارش صورت معاملات فصلی برای اداره امور مالیاتی یا گزارش حقوق و دستمزد پرسنل برای هیات مدیره بخشی از این نوع گزارشات هستند که در دوره‌های زمانی مختلف طی سال بر اساس پارامترهای و فیلترهای مختلف بارها و بارها مورد نیاز و استفاده قرار می‌گیرند و اگر این نوع گزارشات به‌صورت اتوماتیک توسط نرم‌افزار تولید نشده و نیاز به اختصاص حداقل یک نفر برای این منظور باشد، علاوه بر طولانی شدن پروسه تهیه گزارشات، خطای انسانی و هزینه سربار نیروی انسانی نیز به شرکت تحمیل می‌شود؛ در صورت وجود چنین خطای بزرگی در محاسبات، تصمیم سازی هیات مدیره یا کارشناسی امور مالیاتی بر اساس آن داده‌های غلط، آینده شرکت به مخاطره می افتد و ممکن است تا مدتی نسبتا طولانی کسی متوجه اشتباه پیش آمده نشود. این موضوع در مورد شهرداری‌ها که سیستم جامع شهرداری نیاز دارند نیز صدق می‌کند.

البته این مثال و مشکل ایجاد شده ناشی از خطای انسانی در مقیاس یک شرکت کوچک و خصوصی، ممکن است عمق فاجعه را نشان ندهد و حتی پس از یک زمان نسبتا طولانی این مشکل شناسایی و داخل شرکت قابل حل و فصل باشد؛ اما در سطح یک سازمان بزرگ مانند شهرداری، اداره دولتی یا یک شرکت تولیدی صنعتی که درصد قابل توجهی از نیاز روز بازار یک منطقه یا یک کشور را پوشش میدهد، این نوع اشتباهات ممکن است فاجعه ایجاد کرده و حتی منجر به ورشکستگی شوند یا توسعه و پیشرفت را مدت‌ها عقب بیاندازند و در عین حال پیامدهای اقتصادی قابل توجهی برای ذی‌نفعان آن سازمان یا شرکت به وجود آورد که جبران آن به سادگی میسر نباشد.

بنابراین نقش مهم یک سیستم جامع نرم‌افزاری که براساس سوابق و تجربیات چند ساله یک شرکت، تولید و پشتیبانی شده باشد در موفقیت سازمان‌ها کاملا مشهود است و می‌تواند به مدیران آن سازمان اطمینان خاطر دهد تا با اعتماد به فعالیت و خروجی‌های آن سیستم بدون ترس و دغدغه روی آینده کسب و کار خود تصمیم گیری و برنامه‌ریزی کنند.

انواع نرم‌افزار‌های یکپارچه از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت

نرم‌افزارهای مالی و اداری را می‌توان به چند شکل و روش مختلف دسته‌بندی کرد و هرکدام از این دسته‌بندی‌ها در جایگاه خود ارزشمند و مورد استفاده هستند و در تصمیم‌گیری برای خرید نرم‌افزار توسط کسب و کارها یا سازمان‌ها نقش دارند. اما دسته‌بندی نرم‌افزارها از نظر تکنولوژی و بستر فعالیت شاید یکی از مهم‌ترین و کاربردی‌ترین انواع دسته‌بندی باشد که در دنیای امروز با توسعه و فراگیر شدن بستر وب و پلتفرم‌های موبایل بیشتر مورد توجه و نیاز است.

بنابراین می‌توان نرم‌افزارها را از یک نظر بر اساس تکنولوژی و زبان تولید شده دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• فریم ورک دات نت مایکروسافت و بانک اطلاعاتی SQL Server
  
• زبان جاوا (Java) و بانک اطلاعاتی اوراکل (Oracle)
• زبان پایتون (Python) و بانک‌های اطلاعاتی NoSQL و SQL Based
• سایر زبان‌ها و تکنولوژی‌های مرتبط

همچنین می‌توان بر اساس بستری که امکان نصب و اجرا دارند دسته‌بندی کرد که عبارتند از:

• قابلیت نصب روی سیستم مشتری
• قابلیت نصب و اجرا تحت وب
• قابلیت اجرا به‌صورت ابری (Cloud)
• قابلیت نصب و اجرا روی موبایل و تبلت (اپلیکیشن)

البته هر یک از دسته‌بندی‌های بالا صرفا به عنوان نمونه بوده و در حقیقت نوع و تعداد دسته‌ها بسیار بیشتر و متنوع‌تر از نمونه‌های ذکر شده است. اما مشتریان مختلف بر اساس گستردگی و ساختار سازمانی خود به روش‌های مختلف، شرکت‌ها را طبقه‌بندی می‌کنند و علاوه بر طبقه‌بندی، موارد مهم دیگری نظیر سابقه فعالیت و عمر شرکت، گستردگی فعالیت شرکت در سطح کشور، تعداد دفاتر و نمایندگی‌ها در شهرهای مختلف، گستردگی و توانمندی‌های مرتبط با خدمات پس از فروش و پشتیبانی، کیفیت مواجهه با بازخوردهای مثبت و منفی مشتری و برخورداری از واحد صدای مشتری، اعتبار شرکت نزد متولیان حوزه‌های مختلف نظیر شورای عالی انفورماتیک کشور، گواهینامه‌های فنی و امنیتی و افتخارات کسب شده در حوزه‌های مختلف و پارامترهای متعدد دیگری که برای مشتریان از درجه اهمیت متفاوتی برخوردار است، در تصمیم‌گیری نهایی آنها نقش دارد.

با در نظر گرفتن کلیه مواردی که ذکر شد، مشتریان سازمانی بزرگ با تحقیق و بررسی کامل نرم‌افزار یکپارچه مالی و اداری مورد نظر خود را انتخاب می‌کنند و پس از برگزاری جلسات دمو و مشاهده محیط و امکانات نرم افزار، با در نظر گرفتن ملاحظات سازمانی، نرم‌افزار یا سیستم را تهیه کرده و معمولا برای چند سال و یا برای همیشه کاربر آن سیستم خواهند بود. به همین دلیل شرکت‌های تولید کننده نرم‌افزارهای جامع مالی و اداری معمولا در رده شرکت‌های متوسط و بزرگ محسوب می‌شوند و در صورتی‌که پارامترهای ذکر شده را داشته باشند، شریک دائمی مشتری خود خواهند شد.

مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)
برای برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) تعاریف متعددی ارائه شده است که تقریباً همگی یک مفهوم را بیان می‌کنند. برای نمونه در ادامه به چند مورد اشاره می‌شود:

ERP، یک علم و فن برای مدیریت منابع است.

یک راه حل نرم ‌افزاری است که تمام فعالیت‌های واحدهای مختلف سازمان را به طور یکپارچه در یک سیستم نرم‌افزاری واحد تعریف و ایجاد می‌کند.

یک بسته نرم‌ افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعاتی و برقراری جریان اطلاعات بین تمامی ‏بخش‌های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.

در یک تعریف جامع با توجه به ویژگی‌های یک ERP می‌توان تعریف زیر را برای برنامه‌ریزی منابع سازمان ارائه نمود:
ERP یک بسته نرم افزاری کاربردی درون سازمانی، جامع و سازمان نگر، ماژولار، استاندارد و شامل یک مجموعه از ماژول‌های یکپارچه، آماده راه اندازی، از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ولی قابل تنظیم و پیکربندی بر اساس نیازهای پویای سازمان‌ها است. این راه حل کاملاً انعطاف پذیر، فرآیندگرا و اطلاعات محور بوده و شامل کلیه فعالیت‌ها و فرآیندهای اصلی و مؤثر در ایجاد ارزش افزوده سازمان است. فرآیندهای از پیش تعریف شده در سیستم بر اساس تجربیات و گزینه‌های بر‌تر استخراج شده‌اند.
با توجه به تعاریف فوق می‌توان دریافت مهم‌ترین ویژگی یک سیستم ERP فرآیندگرا بودن آن است. در واقع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک ERP و یکی از ضرورت‌های شکل‌گیری این‌گونه سیستم‌های سازمانی توجه به فرآیندهای سازمانی در بین حوزه‌های کارکردی است.

در شکل زیر این موضوع نمایش داده شده است.

تفاوت سیستم‌های اطلاعات مدیریت با ERP

برنامه‌ریزی منابع سازمان را باید جدید‌ترین ابزار موجود و تکامل یافته سیستم‌های اطلاعات مدیریت دانست. مبنای کارکرد ERP تفکر فرآیندی به جای ساختارهای وظیفه‌ای و تبدیل خواسته‌های مشتری به داده‌‌های کمی در جهت افزایش رضایت مشتریان است. برنامه‌ریزی منابع سازمان می‌کوشد تا تمام فرآیندهای سازمان به صورت یکپارچه و با نگرش فرآیندی با یکدیگر مرتبط نماید. علاوه بر یکپارچگی، ERP گزینه‌های بر‌تر را نیز نشان می‌دهد، به همین دلیل شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری از تمامی مراحل همچون تولید و پخش و توزیع مثال‌هایی دارند که در نسخه ‌های خود به سازمان‌ها ارائه می‌دهند و فناوری از طریق این سیستم‌های جدید نرم افزاری وارد سازمان می‌شود. در یک دسته بندی کلی موارد زیر را می‌توان به عنوان مهم‌ترین موارد تفاوت بین سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت و سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان برشمرد.
۱- سیستم‌های ERP به صورت بسته‌‌های نرم افزاری مرتبط به هم و مجتمع هستند در حالی که MIS‌ها ممکن است چنین نباشند.
۲- بسته‌های نرم افزاری ERP درون یک سازمان تهیه نمی‌شوند بلکه از فروشندگان نرم افزاری خریداری می‌گردند و قسمت اعظم یک سازمان را پوشش داده، جریان اطلاعات را در تمام طول سازمان تسهیل می‌کنند.

۳- بسته‌های نرم افزاری ERP بر مبنای فرآیندهای کسب و کار هستند و نه بر مبنای اجزای وظیفه‌ای کسب و کار و این مهم‌ترین تفاوت آن‌ها با سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت IS به حساب می‌آید.

۴- ERP فقط از یک پایگاه داده استفاده می‌کند در حالی که MIS‌ها ممکن است مرکز داده‌های خاص خودشان را داشته باشند و لزوماً با هم مرتبط نباشند.

۵- تکنولوژی تولید و محیط توسعه بسته‌های ERP یکسان و مشابه است ولی در MIS هر بخش ممکن است در محیط و بستر جداگانه‌ای تهیه و اجرا شود.

مزایای ERP

نخستین مزیتی که در کوتاه مدت و پس از پیاده‌سازی ERP می‌توان انتظار داشت، کاهش هزینه‌های عملیاتی نظیر کاهش هزینه‌های کنترل موجودی انبار، هزینه تولید، هزینه عملیات حسابداری و ثبت وقایع مالی، هزینه‌های بازاریابی و پشتیبانی است. از دیگر مزایای به کارگیری ERP می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

ایجاد یکپارچگی سازمانی از منظر اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان

پیاده‌سازی برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها. این سیستم دسترسی بهتر و سریع‌تر به داده‌ها را برای مدیریت امکان پذیر می‌سازد و به این ترتیب مدیریت می‌تواند به سرعت، اطلاعات مورد نیاز خود را جهت اخذ تصمیمات در اختیار داشته باشد.

مهم‌ترین مزیت برنامه‌ریزی منابع سازمان بهبود هماهنگی میان واحدهای سازمان، کاهش وقفه‌های کاری و افزایش کارایی فرآیندهاست.

بهبود تدریجی فرآیندهای سازمانی بر اساس بهترین تجربیاتی که شرکت‌های عرضه‌کننده نرم افزار از سازمان‌های مختلف به دست آورده‌اند.

ERP داخلی و خارجی

همانند سایر محصولات نرم افزاری، ERP نیز در کشور ما مورد استفاده قرار می‌گیرد با این تفاوت که برخلاف بهبود چشمگیری که برای شرکت‌های خارجی به همراه داشته، موفقیت چندانی در بالا بردن سرعت کارایی شرکت‌های داخلی نداشته است بنابر اظهارات کار‌شناسان، دلایل اصلی این عدم موفقیت عدم آگاهی سازمان‌ها از تفاوت میان ERP و MIS و روند اجرایی متفاوت ERP است. چراکه برای پیاده‌سازی ERP، لازم است که سازمان مربوطه رفته رفته نگاه و رفتار وظیفه‌گرای خود را به نگاه و رفتار فرآیندگرا تغییر دهد.

بر اساس بررسی‌های به عمل آمده، انتخاب نرم‌افزارERP داخلی یا خارجی، چالش مهمی برای سازمان‌ها بوده و در این انتخاب، ملاحظات زیر اثرگذار هستند:

نمونه‌های موفق از بکارگیری نرم افزارهای خارجی در ایران بسیار اندک است،

اشتیاق کاذب در تهیه نرم‌افزارهای خارجی و پرداخت هزینه‌های گزاف برای استقرار، تمدید اعتبار و پشتیبانی به دلیل عدم دسترسی مستقیم به شرکت‌های عرضه کننده خارجی،

بومی نبودن و عدم تطابق نرم‌افزارهای ERP خارجی با کسب و کار کشورمان ایران.

مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی

لازم است یاد آوری نماییم تمام عملیات مالی و حسابداری در نرم افزار ماندگار بصورت کاملا اتوماتیک انجام میگردد و نیاز به آشنایی شما با امور مالی و حسابداری در سطح یک حسابدار نیست و این مطالب صرفا جهت آشنایی اولیه می باشد.

آموزش حسابداری داروخانه

بخش اول- مفاهیم پایه حسابداری

در بخش اول به تعاریف در حسابداری می پردازیم چراکه با تفهیم و تعریفی درست از اصطلاحات حسابداری تشخیصی درست از رویدادهای مالی می توان داشت .

تعریف حسابداری داروخانه

تعریف متعدد و مختلفی برای حسابداری ارائه شده است که به یکی از آنها بسنده می کنیم

” حسابداری بعنوان یک سیستم اطلاعاتی عبارتست از فرایند تشخیص . اندازه گیری . ثبت و پردازش رویدادهای اقتصادی ( مالی) یک سازمان و تهیه اطلاعات لازم و گزارشگری آن به استفاده کنندگان این اطلاعات ” .

در این تعریف فرایند تشخیص عبارتست از انتخاب آن دسته از رویدادهایی که بعنوان رویداد اقتصادی یا مالی تلقی می شوند و به داروخانه مربوط می شوند .

گام بعدی اندازه گیری این رویدادها بوسیله یک واحد اندازه گیری یعنی پول است .حسابداری فقط با وقایعی که بتوان آنها را با پول اندازه گیری نمود سروکاردارد.

قدم بعد مرحله ثبت در دفاتر و یا در سیستم مکانیزه که در واقع همان ورود اطلاعات خام به سیستم است .این ثبت باید به روشی منظم و با رعایت قواعد و اصول حسابداری و دستورالعملهای مشخص و در فرمها و دفاتری که برای این منظور طراحی شده است انجام شود .سپس مرحله پردازش اطلاعات ثبت شده می باشد

فرایند گزارشگری یکی از مهمترین مراحل یک سیستم حسابداری است که دراختیار استفاده کنندگان قرار می گیرد ومعروفترین آن :گزارشهای ترازنامه ای . سود و زیان که به آنها صورتهای مالی نهائی نیز گفته می شود .

در اینجا سوالی مطرح می شود و آن اینست که چه کسانی از گزارشات و اطلاعات حسابداری استفاده می نمایند:

استفاده کنندگان داخلی : این گروه عمدتاً افرادی هستند که مدیریت داروخانه را برعهده دارند .

استفاده کنندگان خارجی : بیرون ازداروخانه بوده و منافع مالی بالفعل و یا بالقوه درداروخانه هستند . مانند اعتباردهندگان وطلبکاران داروخانه و…

معادله حسابداری

همه شما با اصطلاح دارایی درحسابداری آشنائی دارید درحسابداری به هرآنچه که درتملک داروخانه باشد دارایی گفته می شود .

دارایی ها اشکال گوناگون دارند :دارای وجود فیزیکی وملموس هستند مانند وجوه نقد .کالاودارو ویا نامشهودند مانند مطالبات . سرقفلی داروخانه . حق الامتیازات تاسیس داروخانه و…

موسسه برای تهیه وکسب این دارائی هابه منابع مالی نیازمند اند که می تواند از محل منابع مالی متعلق به صاحبان داروخانه باشد که ” سرمایه ” نامیده می شوند و اگر متعلق به دیگران باشد که” بدهی ” می نامند.

بنابراین درهرداروخانه رابطه زیربرقراراست دارایی =بدهی+سرمایه معادله اساس حسابداری دوبل یادوطرفه است .

“کلیه منابع اقتصادی اعم از مشهود ونامشهودکه درتملک داروخانه بوده و قابل تبدیل به پول ودارای منافع آتی برای داروخانه باشند را دارائی نامند” دراین تعریف موضوع مالکیت دارائی ها یکی ازمهمترین ویژگیهاست ونکته قابل توجه اینکه :منابع اقتصادی که دراجاره داروخانه هستند درشرایط عادی جزو دارائی های داروخانه محسوب نمی شوند دارایی‌ها را می‌توان به سه گروه عمده تقسیم کرد .

دارایی‌های جاری : به دارائی‌هایی می گویند که یا پول نقد می‌باشند یا زودتر به پول نقد تبدیل می‌شوند. مانند موجودی نقد و بانک،موجودی کالا، موجودی ملزومات، بدهکاران، اسناد دریافتی، حساب‌های دریافتی، پیش‌پرداختها .

دارایی‌های ثابت : اقلامی با عمر بیش از یک سال که بصورت طبیعی غیرمنقول و غیرنقدی می‌باشند و به قصد خرید وفروش خریداری نشده‌اند. به‌علت اینکه مستقیماً درجریان عادی فعالیت‌های مالی مؤسسه مورد استفاده قرار نمی‌گیرند، فروخته نمی‌شود ودچار تغییرات عمده نمی‌شوند اما به علت ارتباط با دارائی فروشگاه و نقش در سودآوری ، بهای تمام شده آنها اندازه‌گیری می‌شود. مانند زمین، ساختمان و آپارتمان،ماشین‌آلات، وسائط نقلیه، اثاثه اداری .

دارایی‌های غیرمشهود یا دارایی‌های نامشهود : دارایی‌هایی که قابل دیدن نمی‌باشند اما برای صاحب مؤسسه سود مالی دارد مانند حق اختراع و اکتشاف ، حق سرقفلی . از جمله انواع مختلف دارایی‌ها می‌توان موارد زیر را برشمرد :

یکی ازمهمترین دارائی هایی که درهمه داروخانه وجوددارد وجوه نقداست .درحسابداری به انواع پول نقدی که درداخل موسسه نگهداری می شود اصطلاح ” صندوق ” اطلاق می شود وبه وجوهی که درحسابهای جاریداروخانه نزد بانکهاست اصطلاحاً ” بانک ” گفته می شود .

درادامه دارائی ها به مباحث زیرمی پردازیم:

چنانچه داروخانه خدمات یا کالای خود را بطور نسیه بفروشد ازمشتریان خود طلبکارخواهد شد .البته ممکن است موارد دیگری نیزمانند پرداخت وجه دستی به دیگران مطالباتی رابرای داروخانه بوجود آورد.چنانچه درقبال این نوع مطالبات اسنادی مانند چک از مشتریان دریافت شود به آن اسناد دریافتنی گفته می شود ودرغیراینصورت مطالبات داروخانه راحسابهای دریافتنی می نامند .

توضیحاً اینکه هریک اسناد دریافتنی وحسابهای دریافتنی خود به تجاری وغیر تجاری نیز تقسیم می شود .

انواع اجناسی که داروخانه به قصد مصرف یافروش نگهداری می نمایند بعنوان موجودی های جنسی شناخته می شوند وبه سه گروه طبقه بندی می گردند:

شامل کالائی است که داروخانه به قصد فروش آنهاراخریداری ونگهداری می کنند همچنین محصول ساخته شده موسسات تولیدی دراین گروه قرارمی گیرد.

شامل مواد اولیه وقطعات مصرفی درداروخانه است مثل مواد اولیه تهیه داروهای ساختنی و ترکیبی داروخانه

شامل نوشت افزارو موادواجناسی است که به قصد مصرف وفروش خریداری نشده اند.

دارائی هایی نظیرمیزوصندلی . کامپیوتر . صندوق فروش داروخانه وتجهیزات اداری بعنوان اثاثه اداری شناخته می شوند

دارائی هایی که درموسسات تولیدی جهت تولید محصولات بکارگرفته می شوند

به کلیه وسایل وتجهیزات حمل بارومسافرمانند اتومبیلهای سواری .باری سبک وسنگین اطلاق می شوند.

کلیه دیون وتعهدات داروخانه به اشخاص حقیقی وحقوقی بدهی نامند .

بدهی های داروخانه معمولاً دراثر خرید نسیه کالاوخدمات یا دریافت وام ازدیگران بوجود می آیند وظرف مدت معینی می بایست پرداخت شوند.

این بدهی ناشی ازخرید نسیه کالا وخدمات ازدیگران است . بازپرداخت درموعدی که طبق قرارداد ویا قول وقراری که به هنگام خرید مورد موافقت قرار گرفته است صورت می گیرد .ضمناً قدیم این حساب رابعنوان بستانکاران نام می بردند.

علاوه برقرارداد و یا قول وقرار منعقده بین داروخانه وفروشنده کالا و خدمات درقبال بدهی ایجاد شده اسنادی مانند سفته .چک نیزازطرف موسسه به طلبکار تسلیم می شود.

گاهی داروخانه منابع مالی موردنیاز خود را ازطریق دریافت وام یا تسهیلات ازبانکها یا اشخاص وموسسات دیگرتامین می کنند که به این بدهی ها وام پرداختی اطلاق می گردد.

حقوق صاحبان داروخانه روی دارایی های آن راسرمایه می نامند.طبق معادله حسابداری نیزچنانچه ازدارایی ها ی داروخانه بدهی های آنرا کسرنمائیم سرمایه بدست می آید. دارایی =بدهی+سرمایه

در واقع روی دارائی های داروخانه دونوع حق وجوددارد:حق صاحب داروخانه که سرمایه نامیده می شود وحق دیگران که بدهی گفته می شود.

دارائی ها درسمت راست وبدهی ها و سرمایه درسمت چپ آن نمایش داده می شوند.درقسمت بالای گزارش نیزنام موسسه ونام گزارش ( ترازنامه ) وتاریخ آن قید می گردد.ترازنامه یکی از صورتهای مالی داروخانه است وتهیه آن برای داروخانه که ازنظرقانونی به ثبت رسیده اند ودرپایان سال مالی آنها الزامی است .

برداشتافراد و شرکا در داروخانه

به معنای آن است که صاحب یک داروخانه برای مصارف شخصی پول یا مال دیگری را از دارایی‌های مؤسسه متعلق به خود بردارد یا مخارج شخصی خود را از محل وجوه نقد داروخانه پرداخت کند. از آنجا که وجه برداشت شده ممکن است به مؤسسه برگشت داده شود، برداشت مالک در حسابی به نام برداشت ثبت می‌شود .

هرگونه افزایش در دارائی ها و یا کاهش در بدهی ها که در نتیجه ارائه خدمت یا فروش کالا حاصل شده و موجب افزایش سرمایه ( حقوق صاحبان داروخانه ) شود را درآمد نامند.بطور کلی، درآمد هنگامی‌ شناسائی و در مدارک حسابداری ثبت می‌شود که کالای فروش رفته به مشتریان تحویل داده شود یا خدماتی برای آنان انجام شود .

دریافت هرگونه بیعانه یا پیش دریافت بابت خدماتی که درآینده باید ارائه شود تازمان ارائه خدمات به عنوان ” پیش دریافت درآمد ” شناسائی شده ونوعی بدهی تلقی می شود.

هرگونه کاهش در دارائی ها و یا افزایش در بدهی ها که در راه کسب درآمد بوجود آمده و موجب کاهش سرمایه یا حقوق صاحبان داروخانه شود هزینه نام دارد.

این گزارش جهت خلاصه کردن اثرات رویدادهای مربوط به کسب درآمد وتحمل هزینه و نیز به منظور ارائه نتایج مربوط به عملیاتداروخانه درطی یک دوره مشخص توسط حسابداران تهیه می گردد.

این گزارش نتجه عملیات داروخانه رادر یک دوره مشخص منعکس می سازد.

درصورت سودوزیان . درآمدها و هزینه های داروخانه طی یک دوره زمانی در مقابل یکدیگر قرار می گیرد چنانچه درآمد ها ازهزینه ها بیشتر باشد موسسه سود برده ودرصورتی که هزینه هاازدرآمد بیشترباشد موسسه متحمل زیان شده است